Вызовы карантина для TEDIS Ukraine: адаптация к изменениям с заботой о сотрудниках

Товары народного потребления (непищевые)

Вакансии компании
Ирина Ивасюк
Директор Департамента по работе с персоналом
TEDIS Ukraine
Пандемия и карантин не могли не повлиять на работу компании TEDIS Ukraine. В нашем штате 2500 сотрудников, и для нашей компании здоровье сотрудников – безусловная ценность. Именно для сохранения здоровья сотрудников, клиентов и партнеров мы переформатировали работу компании.

TEDIS Ukraine – это системный бизнес, который работает на всей территории Украины. Наша системность помогает в нестандартной ситуации адаптировать бизнес-процессы и нормативную базу. Большое значение для системного бизнеса имеет возможность вовремя ориентироваться в изменениях рынка и нестабильных внешних условиях. Мы усилили ряд функций, трансформировали процессы и создали защитные барьеры от влияния отрицательных явлений.

В самом начале мы создали рабочий комитет в TEDIS Ukraine, главной задачей которого стала разработка и внедрение превентивных мер, предупреждающих заражение, а также обеспечение эффективного ведения бизнеса на период карантина. Был разработан план действий на случай, если кто-то из сотрудников инфицируется, и подробный перечень действий для организации бесперебойной работы всех структурных подразделений.

Решения, которые были внедрены без промедления это:

  • перевод не задействованных в непосредственном контакте с партнерами сотрудников на удаленный режим работы;
  • для сотрудников, которые взаимодействуют с клиентами и партнерами, организован трансфер до места работы;
  • обеспечение сотрудников средствами личной защиты, организована регулярная дезинфекция помещений;
  • изменен процесс организации продаж;
  • последнее по списку, но не по значению – мы организовали психологическую поддержку сотрудников, которая включала информирование о работе компании, опросы и анкетирование, онлайн лекции, видеообращения руководства компании.

Какие изменения происходят в наших процессах рекрутинга?

Для TEDIS Ukraine HR-процессы в формате онлайн-собеседования и согласования кандидатов не в новинку. Менеджеры по персоналу отвечают за несколько структурных подразделений и понимают эффективность онлайн-собеседований. Это удобно, быстро и не слишком затратно. Экономится время как наших специалистов, так и кандидатов. Главный же фактор – скорость принятия решения, что на сегодня является очень важным.

Согласно нашим процедурам найма, первое собеседование проводится менеджером по персоналу в онлайновом режиме. Если он проходит этот этап, то второе собеседование с руководителем тоже может пройти в онлайне. Мы тестируем кандидатов при приеме на работу как в разрезе профессиональных знаний, так и психологического профиля. С помощью существующей дистанционной системы, кандидат может проходить данные тесты в удобное для него время и в любом месте.

Финальное собеседование и согласование кандидата - последний этап отбора персонала. Если есть согласие руководителя структурного подразделения, оно также проводится в онлайне.

Как мы проводим процесс адаптации для работников отдаленно?

Среди первых онлайн-курсов, которые были разработаны в системе дистанционного обучения - «Адаптация персонала» и «Корпоративная культура». Они содержат руководства по онбордингу (информацию об основных рабочих процессах, стандартах работы и т.д.), а также рассказывают об истории нашей компании.

С помощью системы дистанционного обучения новый работник имеет возможность не только дистанционно изучать материал в любое время, но и постоянно общаться со своим куратором, руководителем и работником HR департамента.

Новые реалии дали толчок для улучшения материалов по онбордингу. Сейчас мы трансформируем в онлайн такие традиционные процессы адаптации как знакомство с подразделением, коллегами, которые проводили офлайн для создания эмоционального контакта с компанией. Сегодня вместе с IT-отделом мы разрабатываем «виртуальную карту» офиса нашей компании и ее структуры. Знакомство с коллегами проводим в корпоративном коммуникаторе Microsoft Teams.

Одной из корпоративных ценностей нашей компании является обучение и развитие сотрудников.

Мы никогда, ни при каких обстоятельствах не останавливали процессы обучения и развития. Мы быстро реагируем на изменения и понимаем, как важно выйти из кризиса другими - сильнее, готовыми к любым неожиданностям. Поэтому мы запустили образовательный онлайн-проект, чтобы работники могли дальше развить свой потенциал и реализовать возможности.

Все аудиторные тренинги, которые проводились для руководителей структурных подразделений, торговой команды были переведены в вебинарный формат. Первые вебинары мы провели для руководителей региональных структурных подразделений и начали с темы эффективного управления, что особо остро и актуально в условиях удаленной работы. Также запустили проект онлайн вебинаров для торговой команды. Мы собрали обратную связь по данному формату и получили чрезвычайно положительные отклики.

Не прекращается обучение и для работников внутреннего кадрового резерва и сотрудников с высоким потенциалом. Они проходят обучение в «Центре развития карьеры», который реализован через систему дистанционного обучения. Проводится внешнее обучение английскому языку.

Мы регулярно информируем сотрудников о том, что у них есть возможность принять участие в онлайн-семинарах и учебных мероприятиях от внешних провайдеров. Сделали подборку полезных курсов по разным направлениям и предложили сотрудникам на выбор. Постоянно наполняем новыми интересными материалами корпоративную библиотеку.

Как компания заботится о здоровье работников?

TEDIS Ukraine всегда заботится о сотрудниках, ведь именно они являются ценностью и залогом успеха бизнеса. Одной из льгот, которая предоставляется нашим работникам - это добровольное медицинское страхование. В начале карантина мы провели для всех сотрудников компании онлайн- лекцию с сессией вопросов-ответов с экспертом по коронавирусу. Мы делаем еженедельные рассылки о мерах обеспечения безопасности от COVID-19, даем полезные лайфхаки в период пандемии.

Мы ежедневно контролируем здоровье работников, которые не могут быть переведены на режим удаленной работы в силу специфики функций. Мы проводим дополнительную уборку помещений, кварцевание, закупленны дезинфицирующие коврики, оборудование для обеззараживания воздуха. Мы обеспечили сотрудников персональными средствами защиты, для особенно уязвимых категорий (водители, экспедиторы) мы дополнительно предоставляем защитные костюмы, очки, респираторы класса FFP3.

Также для нас важно ментальное здоровье сотрудников. С целью изучения психологического климата в компании мы провели опрос, где интересовались, как чувствуют себя сотрудники, работая из дома, и получили данные об эмоциональном состоянии работников в связи с обстоятельствами карантина. В опросе приняло участие около 75% работников, которые дали нам ценную обратную связь. Хотя большинство чувствует себя достаточно комфортно в новых условиях, некоторые работники испытывают тревогу. Мы проработали потребности и под запрос наших сотрудников провели онлайн мероприятие по поддержанию ментального здоровья.

Как компания и руководители поддерживают людей?

Мы понимаем, что особенно сейчас под давлением реалий COVID-19 работники чувствуют себя в безопасности, когда получают достаточно информации о том, что происходит в компании. Поэтому мы уделяем большое внимание обеспечению непрерывного процесса коммуникаций. Топ менеджмент, руководители среднего звена постоянно на связи с подчиненными. При этом, кроме решения рабочих вопросов, выполнения целей и задач, обсуждают вызовы и проблемы вне работы, подбадривают, поддерживают. Все мы люди, и нам необходимо живое общение, эмоции. В помощь руководителям мы публикуем советы, как эффективнее общаться с командой в условиях удаленной работы.

Мы заботимся не только о персонале компании, недавно по инициативе сотрудников в рамках корпоративной социальной ответственности мы провели благотворительный аукцион с целью поддержки одиноких пожилых людей в период карантина, которые испытывают трудности как с приобретением продуктов так и лекарств.

Вызовы карантина  для TEDIS Ukraine: адаптация к изменениям с заботой о сотрудниках
Вызовы карантина  для TEDIS Ukraine: адаптация к изменениям с заботой о сотрудниках
/

Лотами на аукционе были hand made изделия работников компании и членов их семей. На собранные средства закуплены продуктовые наборы и переданы нуждающимся пожилым людям в разных регионах Украины.

TEDIS Ukraine также помогает медицинским работникам Украины, которые сейчас на передовой борьбы с коронавирусом. Компания передала средства индивидуальной защиты – маски, бахилы, очки 38 больницам во всей стране. Это реализовали наши сотрудники благодаря нашей развитой логистической структуре.

Как происходит тимбилдинг, сплочение команд?

В сегодняшних реалиях нет возможности проводить активные тимбилдинги. Но сейчас самое время работать над сплочением команд!

Как я уже говорила выше, мы работаем в корпоративном коммуникаторе Microsoft Teams, который служит площадкой для общения и сплочения команды. Недавно Генеральным директором компании Тарасом Корнияченко была проведена онлайн-встреча с руководителями региональных структурных подразделений, на которой он ответил на все важные вопросы. Мы внедрили практику проведения онлайн завтрака с Генеральным Директором, когда работники, которые работают удаленно, получают ответы от первого лица компании.

Недавно мы провели конкурс #карантинчелендж. Суть челленджа в том, чтобы поделиться друг с другом новыми навыками и умениями, которые мы смогли приобрести в непростых условиях, в которых оказались. В период карантина у нас появилось больше времени, которое мы проводим дома. Некоторые осваивают новые хобби, ставят спортивные рекорды, открывают кулинарные направления, учатся чему-то новому у своих детей, да и вообще просто что-то делают впервые.

Вызовы карантина  для TEDIS Ukraine: адаптация к изменениям с заботой о сотрудниках
#карантинчелендж
/

Сейчас новый вызов перед компанией – это выход из карантина с новыми наработками и возможностями. Мы понимаем, что будем внедрять больше диджитальных решений. Но важным фактором для нас остается забота о сотрудниках, когда компания создает условия для успеха. Мы рассматриваем программы психологической поддержки, wellbeing. В управлении персоналом также значимой остается роль коучинга, работа над развитием soft skills работников, в особенности, эмоционального интеллекта, и конечно же, важнейшая роль коммуникаций.